Los costes ocultos que asumen las clínicas veterinarias al mantener sistemas de gestión antiguos

Desde Provet Cloud, el software líder en gestión de clínicas veterinarias de Nordhealth, ha analizado los costes que puede tener para las clínicas veterinarias mantener sistemas de gestión antiguos frente a la adopción de soluciones más modernas basadas en la nube.

Muchos miembros de los equipos veterinarios identifican diferentes problemas asociados a los sistemas de gestión tradicionales, como servidores lentos, herramientas que no están integradas entre sí o procesos clínicos y administrativos que requieren más tiempo del necesario.

Entre estos procesos se encuentra la elaboración de las notas SOAP, un formato de registro clínico ampliamente utilizado en medicina veterinaria y humana que organiza la información del paciente en cuatro apartados: subjetivo (información aportada por el propietario o cuidador), objetivo (hallazgos clínicos observados por el profesional), evaluación o diagnóstico y plan de tratamiento.

A pesar de estas limitaciones, cambiar de sistema de gestión de información de la clínica veterinaria (PIMS) puede percibirse como un proceso complejo, por lo que algunas clínicas optan por mantener su configuración actual. Desde una perspectiva de gestión, la sustitución de un PIMS implica invertir tiempo, recursos humanos y dinero. En este contexto, puede resultar sencillo justificar el mantenimiento del sistema actual si se tiene en cuenta la inversión previa realizada y el coste que supone implantar uno nuevo.

Esta percepción puede intensificarse en momentos de incertidumbre económica o cuando el cambio requiere formación adicional para el equipo o una reorganización de los procesos internos. Sin embargo, según se expone en el análisis citado por Provet Cloud, los costes asociados a mantener sistemas antiguos, el impacto que el software desactualizado puede tener en el equipo y en los clientes, así como las oportunidades que se pierden al no poder integrar herramientas modernas como la inteligencia artificial, pueden superar ampliamente los costes de realizar el cambio.

COSTES DIRECTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE

Uno de los primeros aspectos a tener en cuenta es el gasto relacionado con el software y el hardware necesario para mantener los sistemas tradicionales. Las clínicas que utilizan servidores locales deben adquirir, alimentar y sustituir equipos como servidores físicos, dispositivos de copia de seguridad o equipos de red. Además, el acceso remoto a estos sistemas puede requerir el uso de redes privadas virtuales (VPN) y software de escritorio remoto para cada miembro del equipo.

A estos costes se suma el soporte técnico. En muchos casos, los equipos informáticos externos deben encargarse de instalar actualizaciones, mantener las bases de datos o resolver problemas relacionados con el software de la clínica veterinaria.

Asimismo, si se produce un fallo del servidor, es necesario recurrir nuevamente a asistencia técnica para restaurar el sistema. En el caso del software más antiguo, las actualizaciones o parches de seguridad pueden no estar incluidos en el servicio, lo que implica costes adicionales para mantener el sistema actualizado.

Además, cuando el software principal no ofrece todas las funcionalidades necesarias, las clínicas pueden verse obligadas a adquirir herramientas adicionales para tareas como la comunicación con clientes, la gestión de inventario o las reservas en línea.

COSTES OPERATIVOS OCULTOS

Más allá de los gastos directos, también existen costes operativos menos visibles relacionados con la pérdida de tiempo y las ineficiencias en el trabajo diario del equipo. Los sistemas de gestión más antiguos pueden obligar a los profesionales a crear soluciones alternativas para completar tareas cotidianas, lo que añade pasos adicionales que, acumulados a lo largo del día, pueden suponer un impacto significativo en el tiempo y los recursos de la clínica.

Entre las tareas que pueden ralentizar el trabajo se encuentra la introducción manual de datos. Cuando herramientas habituales como equipos de diagnóstico por imagen, analizadores de laboratorio o plataformas de comunicación con clientes no están integradas con el PIMS, un miembro del equipo debe transferir manualmente la información entre los distintos sistemas.

Asimismo, procesos que deberían resolverse con pocos pasos pueden requerir numerosos clics en sistemas antiguos. Acciones como dar de alta a un paciente, renovar una prescripción o introducir notas médicas pueden tardar más de lo necesario cuando el software no está optimizado.

Esta falta de eficiencia también puede repercutir en el tiempo dedicado a la documentación clínica. En algunos casos, los equipos no pueden completar los registros durante la jornada laboral y deben hacerlo al final del día, lo que puede afectar a la moral del equipo y a la retención del personal.

IMPACTO EN LA ATENCIÓN AL CLIENTE

El software de gestión veterinaria también influye en la forma en que los clientes experimentan la atención en la clínica y en los ingresos generados por las visitas. Si el sistema no permite funcionalidades como mensajes de texto, enlaces de pago, reservas en línea o recordatorios automatizados por correo electrónico, el personal de recepción puede verse obligado a realizar manualmente muchas de estas tareas.

Esto puede traducirse en un mayor volumen de llamadas telefónicas y en una menor disponibilidad del personal para centrarse en la experiencia del cliente dentro de la clínica. Además, los sistemas más antiguos pueden dificultar la correcta captura de cargos por los servicios prestados. En estos casos, el personal debe recordar e introducir manualmente cada servicio realizado para cada paciente, lo que aumenta el riesgo de que algunos cargos se pierdan, especialmente en clínicas con alta carga de trabajo.

Otro aspecto relevante es el riesgo asociado a la estabilidad y seguridad de los sistemas. Cuando un sistema de gestión veterinaria deja de funcionar debido a un fallo del servidor, la actividad de la clínica puede verse completamente interrumpida.

A ello se suman los riesgos de seguridad. Los sistemas antiguos suelen requerir actualizaciones manuales y pueden no disponer de copias de seguridad suficientes, lo que los hace más vulnerables a ataques externos. En caso de que no se instalen los parches de seguridad más recientes, las clínicas pueden quedar expuestas a amenazas como ataques de ransomware o filtraciones de datos.

COSTES DE OPORTUNIDAD

Además de estos factores, mantener software antiguo puede limitar las oportunidades de crecimiento de la clínica. En los últimos años han surgido numerosas tecnologías diseñadas para mejorar la eficiencia en el trabajo diario de los centros veterinarios. Sin embargo, integrarlas en sistemas antiguos puede resultar complicado o incluso imposible.

En algunos casos, las clínicas pueden verse limitadas a integraciones específicas con determinados proveedores, como sistemas de laboratorio o de diagnóstico por imagen. Según explica el análisis citado por Provet Cloud, los sistemas de gestión veterinaria basados en la nube con API abiertas permiten integrar diferentes herramientas y soluciones tecnológicas orientadas a mejorar distintos aspectos de la gestión clínica.

Entre ellas se incluyen soluciones relacionadas con la gestión de inventario, el análisis de datos, la documentación clínica, los pagos, la programación de citas o la comunicación con clientes. En este sentido, desde el software señalan que disponer de la tecnología adecuada puede contribuir a mejorar procesos como la rapidez en la elaboración de registros, la satisfacción del equipo, la retención de clientes o la eficiencia operativa.

Por ello, analizar cómo el sistema actual afecta a los ingresos, al uso del tiempo y a la motivación del equipo puede ayudar a las clínicas a valorar si retrasar el cambio de PIMS está limitando su desarrollo. Para quienes estén evaluando la adopción de nuevas soluciones, desde Provet Cloud recomiendan analizar los distintos aspectos implicados en el proceso de cambio y conocer las opciones disponibles en el mercado de software de gestión veterinaria.