Cómo un software de gestión ayudó a una clínica veterinaria de 100 años a ahorrar miles de euros

En 2010, la veterinaria Sophie Bett y su esposo compraron el Centro Veterinario James Street en Louth, una clínica centenaria en Inglaterra con décadas de historia. Poco después de hacerse cargo del negocio se dieron cuenta de que algunas áreas necesitaban modernizarse.

La veterinaria admite que cuando adquirió el centro no pensó en la parte comercial, sino que estaba interesada en toda la dinámica clínica y los aspectos impredecibles de la atención de animales de compañía. “Me encanta la variedad de mi trabajo, y que el día nunca sale como uno piensa que saldrá”, afirma.

Sin embargo, tras la pandemia de Covid-19 la veterinaria consideró necesario implementar un servicio de citas en línea y opciones de pago en remoto. Además, también quería opciones para que su personal pudiera acceder desde casa, pero su sistema basado en servidor no se lo permitía.

Por ello, el centro veterinario James Street Vets comenzó a trabajar con el software de gestión veterinaria en la nube Provet Cloud en noviembre de 2022 y, después de una implementación sin problemas, se puso en marcha en febrero de 2023. Tras algunos meses usándolo, Bett destaca varias características del software que le han llevado a ahorrar tiempo, obtener más ingresos y que sus clientes estén más satisfechos.

FACTURACIÓN AUTOMÁTICA, RECORDATORIO DE CITAS Y PAGOS INTEGRADOS

Una de ellas son los paquetes de facturas y las tarifas automáticas. “Cuestiones como tarifas de dispensación, tarifas de inyección, tarifas de laboratorio, todo eso se incluye en la factura automáticamente. Se pierden menos cosas, lo que es un gran beneficio”, afirma la veterinaria.

También considera muy positiva la transferencia de imágenes de rayos X y resultados de laboratorio. “Es rápido y entra automáticamente en el registro del paciente. Se ahorra mucho tiempo y a los clientes les encanta poder mostrarles los resultados de inmediato”, celebra.

El recordatorio de citas es otro de los aspectos que considera una mejora. “¡A los clientes les encantan los nuevos recordatorios de citas! Hay mucha más información sobre ellos y ofrecen un enlace directo a nuestro calendario. Además, puedo configurar estos recordatorios a la hora del almuerzo o por la noche en casa, en lugar de pasar todo ese tiempo al teléfono”, asegura.

Pero uno de los aspectos que más valora son los pagos integrados, pues asegura que les han ahorrado mucho tiempo de administración, ya que permiten a los clientes pagar fácilmente desde casa.

Sumado a esto, les ha permitido mejorar sus ingresos. “La cantidad de pagos que hemos recibido que, sinceramente, no esperábamos recibir es bastante sorprendente”, recuerda. De hecho, estima que la reducción de los cargos perdidos ha resultado en miles de libras ahorradas cada semana, y les ha permitido conseguir más pagos de clientes, lo que ha colocado a la clínica en una posición financiera más sólida en general.

Gracias a los beneficios diarios del software, Bett asegura que tienen más posibilidades de poder reinvertir estos ingresos en el centro y su personal. “Tener ese dinero extra me permite poder invertirlo en equipos nuevos que mi personal quiere o necesita, o incluso hacer cosas agradables para ellos, como eventos para el personal”, señala.

La veterinaria también ha visto un cambio en sí misma en los últimos meses, y su interés por la gestión ha mejorado. "Ahora estoy mucho más interesada en el aspecto comercial", insiste y afirma que le “encanta haberme cambiado a Provet Cloud y comprobar la diferencia".