Cómo un software de gestión puede ayudar a una clínica veterinaria cuando pierde a un trabajador valioso

Ya sea un gerente, un recepcionista de larga duración o un técnico veterinario altamente capacitado, siempre hay una persona que mantiene todo funcionando correctamente en las clínicas veterinarias.

El problema surge cuando una gran parte del éxito de la clínica depende de esa persona. Por ello, desde Provet Cloud, el software de referencia en gestión de centros veterinarios Nordhealth, han explicado como esta tecnología puede ayudar a las clínicas veterinarias cuando un empleado valioso deja el trabajo.

“Una razón por la cual esto puede ser una pesadilla es que, incluso en 2024, muchas clínicas veterinarias aún no han hecho la transición digital; y desde los registros de pacientes hasta la gestión de inventario, permaneciendo principalmente en formato papel”, recuerdan desde Provet Cloud. Afortunadamente, el software de gestión veterinaria basado en la nube puede ayudar a los centros veterinarios a evitar ese escenario.

“La salida de un empleado valioso inevitablemente afectará tanto al personal restante como a los clientes, pero no tiene por qué ser un desastre. La mejor manera de evitar un desastre es trasladar la información importante escrita en notas adhesivas y que memorizan los empleados al software de gestión de clínicas”, apuntan desde el software líder.

Hay muchas formas en las que el software de gestión (PMS), indican, puede mantener la clínica funcionando con una interrupción mínima, incluso si el empleado que se va lo hace sin avisar con antelación.

Así, entre las facilidades que aporta el software está el control de las próximas citas, todos los miembros del personal pueden ver qué pacientes están por llegar y por qué motivos; y los registros de pacientes, con un software basado en la nube. A este respecto, todos los registros de pacientes se guardan en un formato digital estandarizado. Cualquier persona del equipo puede acceder a los registros de los pacientes programados para revisar su historial en busca de información importante.

Igualmente, el software de gestión puede asignar a cada procedimiento o tratamiento una tarifa estandarizada, dando a los veterinarios y técnicos la capacidad de marcar todo lo que hacen durante una visita para que el cliente pueda ser facturado correctamente.

Además, los sofwares tienen como ventaja, según señalan, la gestión de inventario. “No saber quiénes son tus proveedores o cómo funciona el proceso de pedido puede ser un gran problema. La gestión de inventario puede proporcionar toda esa información de un vistazo, dejándote saber cuántas unidades tienes de cada artículo, cuándo es el momento de hacer un nuevo pedido e incluso el nombre de una persona de contacto en ese proveedor para contactar si tienes preguntas”, subrayan.

Por último, apuntan a la pizarra digital. Esto permite que, en lugar de depender de uno o unos pocos miembros del personal para mantener la pizarra de la clínica, todo el equipo puede acceder a una pizarra digital para rastrear los pacientes próximos, ver y priorizar casos de triaje activos y gestionar las hojas de tratamiento para medicamentos y más.

¿QUÉ HACER SI NO SE CUENTA CON UN SOFTWARE DE GESTIÓN?

A continuación, desde Provet Cloud responden a qué hacer si no se tiene un software de gestión. “Primero, no estás solo. Muchas clínicas veterinarias aún no han hecho la transición digital”, señalan.

“Sin embargo, es una transición que necesitarás hacer tarde o temprano para mantenerte al día con la competencia y cumplir con las regulaciones de seguridad de datos y sustancias controladas”, explican.

Por eso, recomiendan no posponer la adopción de un software de gestión. Implementarlo, aseguran, es mucho más sencillo cuando las operaciones están funcionando normalmente. De hecho, el proceso de configuración es una excelente oportunidad para capturar conocimientos críticos y capacitar al personal en el uso del software, facilitando así la formación cruzada.

“Mientras tanto, hay cosas que puedes hacer ahora para proteger tu clínica veterinaria de la salida de un miembro valioso del equipo. Y eso se reduce a asegurarte de que siempre haya más de una persona que sepa cómo realizar las tareas críticas de gestión de tu clínica”, afirman.

Acto seguido, desde Provet Cloud han compartido una serie de pasos que las clínicas veterinarias pueden tomar como “seguro”. El primero es que si todavía usan registros en papel hay que tratar de gestionarlos de la mejor forma.

“Ya sea que los registros de pacientes estén en papel, en una hoja de cálculo u organizados de alguna otra manera, averigua cómo se gestionan. Si están dispuestos alfabéticamente, ¿es por nombre del paciente o del cliente? ¿O se almacenan cronológicamente, del paciente más antiguo al más nuevo? Y ¿está todo almacenado en un solo lugar, o cosas como imágenes de rayos X se almacenan en otro lugar?”, indican

Aprender los detalles de la calendarización es el siguiente paso. “Aprende todo lo que puedas sobre cómo tu gerente o recepcionista programa las visitas”, recomiendan desde Provet Cloud.

Por otro lado, hay que identificar los contactos clave en laboratorios y proveedores, “no importa qué método decidas usar, documenta cosas importantes como el nombre del proveedor, el nombre de tu contacto, con qué frecuencia se piden los suministros y si es en un horario regular o según sea necesario, etc. Finalmente, averigua cómo se paga a los proveedores. ¿Te envían facturas, las pagas en línea, etc.?”, destacan.

También aconsejan revisar la estructura de tarifas y captura de ingresos, programar para todo el equipo un día al lado del gerente o recepcionista, pedir al gerente o recepcionista que documente todo lo que hace, y averiguar contraseñas e inicios de sesión para todas las cuentas.

Eso sí, destacan que hay que acordarse de cambiar la información de inicio de sesión, incluido el acceso a aplicaciones, cada vez que un empleado se vaya. “Tu clínica podría ser responsable si un ex empleado roba información personal, especialmente información de pago, de tus clientes”, avisan.

No obstante, subrayan que todo esto son parches temporales e insisten en la importancia de que los veterinarios cuenten con un software basado en la nube. Asimismo, para todos aquellos interesados indican que pueden contactar con Provet Cloud desde este enlace para poder programar una demostración.