¿Cómo puede resolver un software veterinario los mayores desafíos de una clínica veterinaria?

Los equipos veterinarios se enfrentan una serie de desafíos que consumen tiempo y energía a diario. Estos problemas, que van desde sistemas ineficientes hasta propietarios de mascotas difíciles, pueden llevar a jornadas laborales más largas, mayor estrés y, en ocasiones, peores resultados para los pacientes. 

Por ello, desde el software de referencia de centros veterinarios Provet Cloud, de la compañía Nordhealth, han explorado estos desafíos, ofreciendo soluciones centradas en una gestión eficiente. “Herramientas como automatizaciones integradas e integraciones con terceros pueden desplegarse estratégicamente para abordar muchos de estos problemas, ahorrando tiempo y logrando un equipo más productivo y feliz”, destacan.

Así, han compartido seis retos con sus consecuentes soluciones, siendo el primero las citas perdidas o retrasadas. Tal y como recuerdan, las tasas de ausencia en citas veterinarias han aumentado desde la pandemia de Covid-19.

“Un simple cálculo para ilustrar el problema: si tu transacción promedio es de 100 euros y tu clínica experimenta 400 ausencias al año, eso equivale a 40.000 euros de ingresos perdidos anualmente”, remarcan.

La solución viene de la mano del software, mediante los recordatorios automáticos de citas. Por ello, aconsejan elegir una plataforma de gestión de clínicas que permita enviar recordatorios automáticos de citas por mensaje de texto y correo electrónico, reduciendo la dependencia de recordatorios telefónicos, que consumen tiempo.

En el lado del cliente, aplicaciones integradas como Digital Practice o PetsApp permiten a los clientes programar o cambiar citas, solicitar recargas de recetas y ver la información de salud de su mascota, todo desde su teléfono.

El siguiente reto son las malas experiencias en la clínica o con nuevos pacientes. La mala comunicación o los malentendidos sobre cualquier aspecto de la experiencia del paciente pueden llevar a reseñas negativas. Estudios muestran que el 71% de los propietarios usan reseñas online para elegir un veterinario. “Las reseñas negativas pueden afectar considerablemente a tu negocio: el 27% optará por otro veterinario si ven una alta proporción de reseñas de una sola estrella”, recuerdan.

En este caso, la solución son las herramientas de educación para clientes. “Las plantillas de educación para clientes son clave para mejorar las visitas en la clínica. Por ejemplo, una plantilla de educación para la visita de un cachorro puede incluir recomendaciones para un calendario de vacunas, dieta nutritiva, reducción de riesgos de enfermedades infecciosas o programación de visitas de bienestar”, remarcan.

Por otro lado, proporcionan un consejo adicional: ahorrar tiempo valioso integrando estas plantillas en el software de gestión, evitando tener que reescribir recomendaciones para cada nuevo paciente. Además, muchas aplicaciones para clientes incluyen funciones de chat de texto para abordar problemas, aceptar nuevos registros de pacientes y proporcionar actualizaciones internas, lo que no solo apoya el crecimiento de los ingresos, sino que también proporciona un medio de comunicación más fluido con los clientes.

BAJA MORAL DEL EQUIPO VETERINARIO Y PÉRDIDAS DE INGRESOS

El tercer reto que enfrentan los centros veterinarios es la baja moral del equipo y los clientes difíciles. Según un estudio de la Universidad de Aberdeen, la brusquedad de los clientes es un factor clave de estrés vinculado al aumento de la ansiedad y el riesgo de agotamiento. Es más, desde Provet Cloud señalan que los clientes maleducados dañan la moral del equipo e incrementan las tasas de absentismo y rotación en tu clínica.

Para solventar el problema están las integraciones de Software Veterinario que promueven la retención del personal y la satisfacción del paciente. “Ofrece a los clientes un canal para expresar sus comentarios sobre los servicios de tu clínica. Puede parecer arriesgado, pero usar la herramienta de valoración para clientes de Provet Cloud ha permitido a varios centros veterinarios mejorar la moral del equipo y hacer crecer su clínica”, subrayan.

Los cargos perdidos y pérdida de ingresos es el siguiente problema abordado. “¿Todavía procesas pagos manualmente?”, se preguntan desde Provet Cloud, y explican que los cargos perdidos representan típicamente un 5-10% de ingresos perdidos. “Si tu clínica genera 2 millones de euros al año, los cargos perdidos pueden significar 200.000 euros menos en ingresos”, advierten.

Afortunadamente las automatizaciones de software veterinario pueden ayudar. “Utiliza agrupación de artículos al facturar procedimientos comunes para evitar cargos perdidos. Ofrece a los propietarios de mascotas más flexibilidad en los pagos, como tarjetas tokenizadas en archivo, para reducir errores y garantizar la recepción de pagos”, recomiendan.

Además, animan a aprovechar las integraciones de software veterinario para rastrear las proporciones de ingresos a gastos. “Si tu proporción cae en un período determinado, puede sugerir que los cargos perdidos están afectando a tu resultado final”, recalcan.

El quinto reto abordado son los flujos de trabajo y sistemas ineficientes. “Considera estas estadísticas de servicio al cliente: el 33% de los clientes odia tener que repetirse; el 59% de los clientes cree que las empresas necesitan ofrecer experiencias digitales de vanguardia para mantener su negocio”, indican.

En la misma línea, indican que más del 70% de los consumidores piensa que las empresas deberían coordinarse internamente para evitar que los clientes tengan que repetir la misma información a distintos miembros del personal.

La solución a este reto son las integraciones y automatizaciones de software de gestión. “Optimiza los flujos de trabajo y proporciona servicios personalizados para mantener a los clientes satisfechos”, aconsejan.

Por ejemplo, Provet Cloud se integra con proveedores de seguros para mascotas, facilitando el envío de reclamaciones de seguros en nombre de los clientes. Además, ofrece la opción de la telemedicina, que interesa especialmente a la Generación Z y los Millennials.

“Los veterinarios están tomando nota: se espera que el mercado global de telemedicina veterinaria crezca a una tasa compuesta anual del 17,7% para 2034. La telemedicina es un servicio clave a considerar si deseas atraer a más clientes de las nuevas generaciones”, recalcan.

Además, destacan la integración de herramientas digitales de comunicación con clientes, que permiten reservar citas en línea y completar formularios de los pacientes antes de llegar a la clínica, así como integraciones de programación de personal, que ofrecen optimización de horarios totalmente automatizada, permitiendo alcanzar casi un 100% de precisión en la programación para satisfacer la demanda de los clientes.

“Analizan miles de puntos de datos para anticipar picos y bajas de trabajo, y permiten el intercambio de turnos, de modo que los miembros de tu equipo puedan aprobar y gestionar solicitudes de intercambio en la aplicación”, celebran.

FALTA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL E INTELIGENCIA EMPRESARIAL

La falta de información empresarial es el último reto abordado. “Supongamos que has notado un número creciente de cancelaciones en tu clínica, pero no tienes idea de por qué están ocurriendo. Hablas con tu personal de recepción. Después de varias conversaciones, sospechas que los tiempos de espera son demasiado largos para algunos tipos de atención. Sin embargo, no estás seguro de cuáles están causando la caída en los números”, indican.

“Debido a esto, tienes poca idea de si deberías contratar más veterinarios de medicina interna, de atención de emergencias u otro tipo de veterinarios. La falta de información empresarial puede impactar negativamente en el margen de beneficio y la reputación de tu clínica”, resaltan.

Este problema tiene como solución el software de gestión con herramientas de Inteligencia Empresarial (BI). Provet Cloud incluye BI incorporado y también se integra con soluciones populares como Power BI. Con estas herramientas, el veterinario obtendrá una imagen financiera más sólida y conocimientos sobre productividad, rendimiento de la clínica y asignación de recursos.

“Independientemente de la plataforma de BI en la nube que elijas, asegúrate de que ofrezca lo siguiente: informes integrados para informar la toma de decisiones; una vista de 360 grados de la salud de la clínica para identificar oportunidades de mejora en la atención, aumentar la satisfacción del paciente, cerrar brechas en la eficiencia y hacer crecer tu clínica; herramientas de visualización de datos fáciles de usar para construir paneles desde los cuales puedas obtener información, eliminando la necesidad de analistas de negocios o datos externos”, recomiendan.

Desde Provet Cloud aseguran que su misión es ayudar a abordar desafíos logísticos, empoderar al personal y asegurar su éxito. “Con Provet Cloud eiminas las incertidumbres en la gestión de tu clínica; disfrutas de un potencial de crecimiento significativo con riesgo limitado; y dominas los flujos de trabajo veterinarios que resultan en más clientes y mayores ingresos”, aseguran.

“Para saber más sobre cómo Provet Cloud puede resolver tus mayores desafíos, haz clic aquí para una demo gratuita”, invitan.