¿Cómo puede ayudar un software de gestión contra la escasez de personal en las clínicas veterinarias?

La industria veterinaria enfrenta una escasez de personal, una situación que puede generar diversos problemas como clientes insatisfechos por la dificultad de conseguir citas, clientes potenciales que eligen otras clínicas con menos tiempos de espera, impacto negativo en el bienestar del equipo con miembros agotados por los turnos prolongados y tener que desempeñar múltiples roles.

Todos estos factores, además, provocan una disminución en los ingresos y un aumento del estrés. Por ello, desde el software de referencia en gestión de centros veterinarios de Nordhealth, Provet Cloud, han explicado las razones de la escasez de personal veterinario y cómo se puede aliviar el estrés que produce.

“La actual escasez de personal es el resultado de varios factores que convergen, creando una crisis para los veterinarios, todo el personal y los clientes”, advierten desde Provet Cloud. En este sentido, señalan que la crisis del personal veterinario es, en parte, una simple cuestión de oferta y demanda.

“El número de hogares con mascotas ha aumentado drásticamente desde los años 80 y, con ello, la demanda de cuidados. Gracias a los avances en investigación y tecnología, las mascotas que habrían sido sacrificadas hace una década ahora pueden ser tratadas. Estos dos factores han llevado a un aumento general de la demanda de servicios veterinarios”, recuerdan. Sin embargo, apuntan, la cantidad de veterinarios y técnicos veterinarios no ha crecido al mismo ritmo.

Otro factor, es la falta de retorno de inversión (ROI). Muchos veterinarios se encuentran con que, a pesar de haber invertido años en su formación, sus salarios son insuficientes para mantener un nivel de vida adecuado. Esta situación hace que algunos abandonen la práctica clínica en busca de trabajos más rentables en otros campos relacionados.

Asimismo, una de las razones por las que falta personal veterinario, que explican desde Provet Cloud, son las condiciones de trabajo estresantes. De esta forma, la escasez de personal veterinario significa más trabajo para todos. “Intentar acomodar a todas las mascotas que necesitan atención crea un ambiente frenético donde los miembros del personal a veces tienen que realizar tareas fuera de su descripción de trabajo”, remarcan.

JORNADAS LARGAS, CLIENTES INSATISFECHOS Y MOMENTOS DESGARRADORES

Las jornadas de trabajo largas es el siguiente punto que abordan. “La falta de personal significa más horas de trabajo para quienes se quedan. Es fácil decir que el equilibrio entre la vida laboral y personal es importante, pero es muy diferente dejar una sala de espera llena de pacientes o marcharse pensando que un propietario puede estar de camino a la clínica con su perro atropellado”, apuntan desde Provet Cloud.

“Pedir al personal veterinario que se adhiera estrictamente a sus turnos programados es pedirles que apaguen la empatía que los llevó a esta profesión en primer lugar. Necesitan saber que alguien más tomará el relevo cuando terminen su turno”, resaltan.

Los clientes insatisfechos son otra de las causas de que falte personal en las clínicas. “Nadie quiere escuchar que su mascota enferma no puede ser atendida durante una semana porque la clínica está completa. Además, pasar mucho tiempo en la sala de espera puede llevar a que incluso los clientes más amables se quejen”, enfatizan.

En este sentido, recalcan que la mayoría del personal entiende las quejas de los clientes, pero no pueden hacer nada al respecto. La falta de control en el lugar de trabajo genera un desgaste psicológico significativo, sumando otra razón más a la escasez de personal veterinario.

Por otro lado, los veterinarios se suelen enfrentar en su día a día a momentos desgarradores. “La triste realidad es que las mascotas no viven tanto como sus familias humanas. Eso significa que el personal veterinario a menudo tiene que dar malas noticias sobre mascotas que son consideradas como miembros de la familia”, indican desde Provet Cloud.

Por ello, el personal veterinario tiene que ayudar a los propietarios a afrontar decisiones difíciles como qué hacer si una mascota necesita un tratamiento que no pueden pagar o, por el contrario, cuánto tiempo deben mantener a una mascota con poca calidad de vida. “Estos pacientes pueden tener un impacto severo en la salud mental de los veterinarios y empujar a los miembros del personal ya estresados al límite”, lamentan.

“Cosas como luchar para sujetar a un perro enorme que está asustado y tratando de escapar, o sentarse con una familia mientras su mascota está siendo sacrificada, siempre serán estresantes. Y aunque el pipeline educativo veterinario se está expandiendo, pasarán varios años antes de que esos estudiantes estén listos para ocupar sus lugares en las clínicas veterinarias”, apuntan.

Esos son grandes problemas sin soluciones fáciles. Pero afrontar problemas que pueden ser resueltos ahora disminuye el estrés del personal veterinario, aumenta la salud mental de los empleados y mejora la atención al paciente. Una forma de hacer esto es organizar los flujos de trabajo y crear eficiencias a través de un software veterinario.

¿CÓMO UN SOFTWARE VETERINARIO PUEDE ALIVIAR EL ESTRÉS DE LA ESCASEZ DE PERSONAL VETERINARIO?

“Nadie va a la escuela de técnicos veterinarios para responder teléfonos o buscar en carpetas tratando de encontrar los registros de un paciente. Y ningún veterinario abre una clínica con la intención de agotar a los miembros del personal”, destacan.

Sin embargo, a menudo ocurre que una pequeña clínica veterinaria ofrece una excelente atención y cultiva relaciones cercanas con los clientes. Como resultado, señalan desde Provet Cloud, la clínica crece y eso es algo bueno, excepto que el crecimiento ocurre tan rápidamente que la clínica consigue salir adelante poniendo parches improvisados que funcionan.

Hasta que no lo hacen. Entonces, la falta de organización convierte lo que deberían ser tareas rutinarias de gestión en un “desastre estresante” donde los miembros del equipo siempre sienten que están tratando de ponerse al día. “Añade la escasez de personal veterinario a la mezcla, y no es de extrañar que la gente huya en busca de trabajos en otros ámbitos”, advierten.

Afortunadamente, destacan, un buen sistema de gestión de clínica basado en la nube puede agilizar y automatizar muchas de las tareas que, aunque importantes, no solo son poco satisfactorias, sino que añaden mucho estrés al día de un miembro del personal.

Una de las características que las clínicas valoran más son recordatorios automatizados de citas y reposición de medicación. El personal pasa mucho tiempo al teléfono, recordando a los pacientes cuándo se necesita una revisión o un refuerzo de vacuna, confirmando citas programadas o avisándoles cuando los medicamentos de su mascota necesitan ser repuestos. “Automatizar estas tareas a través del software veterinario (vía correo electrónico o mensajes de texto) libera a los miembros del personal para realizar otras tareas”, apuntan.

También destacan la programación de citas en línea, que hace las cosas más fáciles tanto para los veterinarios y técnicos como para los clientes; el acceso rápido y sencillo a los historiales, acceso inmediato a los registros del paciente ayuda a tomar decisiones; y los scripts para ayudar a los recepcionistas a identificar y clasificar situaciones. Un punto que no solo les facilita decidir la urgencia de atender a un paciente, sino que también permite que añadan las respuestas directamente en el registro de la llamada. De esta forma, el veterinario o técnico veterinario estará mejor preparado para la consulta, asegurando una atención más eficiente y precisa.

Las instrucciones para conversaciones importantes es otro aspecto muy valorado. En cualquier punto de contacto, el software veterinario puede presentar una indicación. “Además, si los registros muestran que un cliente no tiene seguro para mascotas, el software podría pedirle al miembro del personal que inicie esa conversación. Esto no solo ahorra tiempo; animar a los clientes a comprar un seguro para mascotas puede ayudar a eliminar esas situaciones desgarradoras cuando las mascotas necesitan tratamiento que los dueños de mascotas no pueden pagar”, afirman desde Provet Cloud.

Otros aspectos son la facturación más sencilla y la telemedicina o aplicaciones de chat, que pueden ser una excelente manera para que los dueños de mascotas obtengan respuestas a preguntas sobre el cuidado postquirúrgico, mientras que la telemedicina permite a los veterinarios evaluar erupciones o lesiones sin necesidad de acudir a la clínica.

Además, desde Provet Cloud subrayan que los graduados en Veterinaria de hoy en día han crecido con la tecnología y la esperan en cualquier clínica a la que se unan. No contar con sistemas automatizados puede ser un gran inconveniente a la hora de atraer personal veterinario cualificado.

“¿Quieres saber más sobre cómo el software veterinario puede marcar la diferencia en tu clínica? Descárga nuestro ebook, o visita Provet Cloud para conocer las características y beneficios de nuestro software, así como las diversas maneras en las que puedes personalizarla para que funcione de acuerdo a las necesidades de tu clínica, incluyendo integraciones con muchos de los programas que ya puedes estar utilizando”, animan.