Cómo optimizar la comunicación con clientes mediante la automatización en la clínica veterinaria

A medida que la tecnología avanza, también lo hacen las expectativas de los clientes sobre los métodos y la rapidez de comunicación.

Hoy en día, muchas personas gestionan su salud a través de portales digitales, recibiendo recordatorios automáticos, confirmaciones e instrucciones que facilitan su día a día. Los propietarios de mascotas esperan el mismo nivel de servicio por parte de sus veterinarios.

A este respecto, el software de gestión veterinaria de Nordhealth, Provet Cloud, ha analizado cómo optimizar la comunicación con clientes mediante la automatización.

Así, desde Provet explican que el actual software de gestión veterinaria incluye herramientas de automatización que pueden transformar la comunicación con los clientes, garantizando coherencia y claridad, al tiempo que reducen la carga de trabajo del equipo veterinario.

Aunque, hace no mucho, las llamadas telefónicas y las tarjetas de recordatorio eran la norma, los propietarios de mascotas de hoy en día buscan una comunicación más ágil y acorde con su ritmo de vida, preferiblemente a través de email, mensajes de texto y otros medios digitales.

“Los métodos de comunicación obsoletos pueden dar la impresión de que los protocolos médicos de la clínica también están desactualizados. Además, gestionar llamadas o enviar recordatorios por correo tradicional consume una gran cantidad de tiempo para el personal administrativo”, recuerdan desde Provet.

A este respecto, desde Provet apuntan que “automatizar la comunicación diaria es una solución moderna que mejora la eficiencia y la gestión del tiempo en la clínica. Los recordatorios y mensajes automatizados aportan estructura a la experiencia del cliente y liberan a tu equipo de trabajo administrativo innecesario”.

Otros beneficios clave que destacan desde Provet incluyen: eficiencia, para reducir la dependencia del teléfono y liberar tiempo para otras tareas; mayor cumplimiento, ya que los recordatorios automáticos y materiales educativos ayudan a los clientes a seguir los planes de tratamiento mejorando la salud de los pacientes; fidelización, con mensajes de seguimiento personalizados, que demuestran a los clientes que el veternario se preocupa por ellos y fortalecen la confianza en la clínica; y precisión, para eliminar procesos manuales reduciendo errores y mejorando la consistencia de la comunicación.

CÓMO USAR LA AUTOMATIZACIÓN EN LA COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES

Desde Provet afirman, además, que, una vez implementado un software de gestión con funcionalidades de automatización, los interesados pueden empezar a beneficiarse de inmediato. En este sentido, desde Provet destacan algunas de las áreas donde más impacto se puede generar.

Así, en primer lugar, subrayan los recordatorios de citas, ya que las citas perdidas alteran la planificación, retrasan la atención y afectan a los ingresos. Sin embargo, las llamadas de recordatorio consumen mucho tiempo del personal de recepción.

A su vez, los recordatorios automáticos por SMS o email ayudan a reducir las ausencias, notificando a los clientes en intervalos predefinidos. Además, pueden incluir instrucciones previas a la visita para mejorar el cumplimiento. Gracias a la integración con el sistema de gestión, los clientes pueden confirmar sus citas directamente desde el recordatorio, actualizando automáticamente la agenda y el historial del paciente.

También, desde Provet remarcan la opción de dar instrucciones de alta y seguimientos, debido a que los propietarios de mascotas reciben mucha información durante las consultas y, a menudo, olvidan detalles clave, lo que genera llamadas y correos adicionales.

Asimismo, proporcionar materiales escritos en la consulta o después de la visita ayuda a los clientes a recordar información importante y entender mejor la condición de su mascota.

Los emails de seguimiento automatizados pueden personalizarse según el tipo de consulta o diagnóstico, incluyendo materiales educativos y solicitando actualizaciones sobre el estado del paciente. Además, las notas de alta pueden generarse automáticamente en función de los procedimientos realizados, acelerando la salida del paciente sin comprometer la calidad del servicio.

Otra de las áreas que destacan desde la compañía son las encuestas y reseñas, ya que el feedback de los clientes es fundamental, pero las reseñas negativas en línea pueden dañar la reputación de la clínica.

“Las encuestas de satisfacción automatizadas tras una consulta permiten detectar áreas de mejora antes de que los clientes recurran a plataformas de opinión. Hacer preguntas específicas en las encuestas facilita la implementación de cambios, como ajustar protocolos o reforzar la formación del equipo”, apuntan.

A su vez, desde Provet remarcan que “la automatización en un software de gestión en la nube facilita la comunicación con los propietarios de mascotas y herramientas como recordatorios por SMS, emails de seguimiento, plantillas de alta y encuestas mejoran la relación con los clientes y reducen la carga de trabajo del equipo”.

“Mantener una comunicación clara y consistente fortalece la confianza, mejora la adhesión a los tratamientos y optimiza la atención a los pacientes”, recuerdan. Por último, desde Provet Cloud invitan a lo interesados a agendar una demo personalizada para descubrir cómo la IA y un software de gestión veterinaria moderno pueden transformar una clínica.