Cómo medir las horas reales que se ahorran con inteligencia artificial en una clínica veterinaria

Provet Cloud, software líder en gestión de clínicas veterinarias de Nordhealth, destaca el potencial de la inteligencia artificial (IA) para optimizar el tiempo de trabajo en los centros veterinarios mediante su integración en los sistemas de gestión clínica. En este sentido, desde el software señalan que, más allá de las afirmaciones generales sobre lo que puede hacer esta tecnología, una forma más útil de analizar su impacto es plantear una pregunta concreta: qué haría una clínica con una hora adicional cada día.

Según explican, el uso de software de gestión de clínicas veterinarias con herramientas prácticas de IA permite identificar en qué tareas invierte realmente el equipo su tiempo durante la jornada. A partir de ahí, pequeñas reducciones de segundos o minutos en procesos cotidianos pueden sumar una hora o más de ahorro al final del día. De acuerdo con datos de investigación citados por Provet Cloud, los distintos perfiles profesionales de una clínica veterinaria dedican una parte importante de su jornada a tareas administrativas o de documentación.

En el caso de veterinarios y técnicos, los miembros del equipo clínico emplean aproximadamente dos minutos en revisar historiales de pacientes y alrededor de cuatro minutos en redactar notas por cada consulta. Además, cada información que debe buscarse manualmente en el expediente puede añadir unos 90 segundos adicionales.

Por su parte, el personal de recepción gestiona más de 100 interacciones diarias con clientes, incluyendo reservas, consultas, procesos de admisión y pagos, con una duración mínima aproximada de un minuto por interacción. En cuanto a los gerentes de clínica, estos pueden perder entre 60 y 70 minutos al día en tareas administrativas de bajo valor, como la revisión o limpieza de reportes, la resolución de problemas de inventario o la gestión de pagos.

Reducir únicamente uno o dos minutos en algunas de estas tareas, según se recoge en el análisis, puede traducirse en un ahorro significativo de tiempo acumulado a lo largo de la jornada en una clínica veterinaria.

AHORRO DE TIEMPO PARA EL PERSONAL MÉDICO

Tradicionalmente, el personal clínico dedicaba una parte considerable de su tiempo a documentar notas médicas, primero de forma manual y posteriormente mediante teclado y ratón. Actualmente, las tecnologías de transcripción basadas en IA permiten que los equipos centren más tiempo en la atención directa a los animales y en la comunicación con los clientes.

Según los datos citados por la compañía, los veterinarios pueden reducir el tiempo medio dedicado a registros médicos de cuatro minutos a aproximadamente 30 segundos mediante la edición y revisión de una nota médica generada por IA. En una jornada con una carga de trabajo de 20 pacientes, esto podría suponer un ahorro aproximado de 70 minutos.

Asimismo, los historiales y resúmenes médicos generados mediante IA pueden reducir el tiempo dedicado a revisar casos clínicos, pasando de varios minutos a prácticamente cero, lo que permitiría recuperar cerca de 40 minutos adicionales.

Adam Wysocki, fundador del sitio web de comparación de software veterinario VetSoftwareHub.com, asesora a veterinarios y responsables de clínicas sobre la selección de software que responda a sus necesidades diarias. En este sentido, señala que completar las notas SOAP con mayor rapidez suele ser uno de los objetivos principales.

“Al hablar sobre IA y transcripción, una de las enormes ventajas es que realmente reduce el trabajo que muchos doctores se llevan a casa”, explica Wysocki. “Escuchar la cita y luego transformarla en una nota SOAP real es un ahorro de tiempo increíble para el doctor”, asevera.

Por su parte, Andrea Crabtree, BS, CVPM, SPHR, PHRca y FFCP, fundadora de la firma de consultoría de gestión de clínicas FurPaws Consulting, recuerda el caso de un cliente que decidió probar un asistente de transcripción después de conocer la experiencia positiva de otro colega.

“Lo probó y ahorró dos horas cada día”, afirma Crabtree. “Le pregunté: ‘¿Qué haces con ese tiempo?’ Respondió: ‘Realmente estoy llegando a casa a tiempo y cenando con mi esposa e hijos’”, añade.

Algunos veterinarios expresan preocupación por la posibilidad de que dedicar menos tiempo a la documentación suponga aumentar el número de pacientes atendidos cada día. Sin embargo, Crabtree señala que ese no es el objetivo principal del uso de IA en este contexto. “Cuando añades IA a tu vida y práctica diaria, es para que puedas pasar más tiempo con tus clientes, pasar más tiempo con tu familia y escribir mejores registros médicos”, indica.

AHORRO DE TIEMPO PARA RECEPCIÓN Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

Las herramientas de IA también pueden contribuir a agilizar procesos en recepción y administración. Wysocki describe un escenario habitual relacionado con el proceso de pago en clínica, donde pueden producirse cuellos de botella. “Llegas a la CSR —persona encargada de recepción—, tienes tu tarjeta de crédito lista, tu perro está dando vueltas porque está emocionado, y la CSR dice: ‘Solo tenemos que esperar a que se complete tu factura’”, explica.

“Los asistentes de IA pueden acortar esa espera para que sea casi instantáneo. Te vas, y la CSR tiene todo lo que necesita para completar tu salida rápidamente”, añade. En cuanto al trabajo administrativo, Wysocki considera que la inteligencia artificial tendrá un papel relevante en el futuro en procesos como la admisión de pacientes, la cumplimentación de formularios o la validación y transferencia de datos desde formularios digitales al sistema de gestión de la clínica.

Crabtree, por su parte, defiende el uso de la IA para crear plantillas que faciliten el trabajo en las clínicas veterinarias. “Si haces algo más de una vez, crea una plantilla para ello”, señala. “Usa IA para construir esa plantilla, ya sea para cirugías, planes de tratamiento o etiquetas de prescripciones”, explica.

Asimismo, propone aprovechar contenidos generados durante la consulta para otros usos informativos. “Cuando tu veterinario está en una sala de examen educando a un cliente, grábalo, haz que la IA lo escriba, y luego usa ese contenido para boletines de correo electrónico, publicaciones en redes sociales o folletos para clientes”, comenta.

ADOPCIÓN DE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL

La adopción de nuevas tecnologías en el sector veterinario suele producirse de forma gradual. En este sentido, Crabtree considera que las clínicas que acepten el cambio progresivo estarán mejor preparadas para adaptarse a las necesidades del sector. “Cuanto más adoptemos el cambio y nos demos cuenta de que la IA es el futuro, más relevantes seremos para nuestros clientes”, afirma.

No obstante, cómo funciona una herramienta de IA y si acelera o ralentiza los flujos de trabajo existentes es un factor clave para que una clínica decida utilizarla. Las soluciones integradas dentro de Provet Cloud requieren menos clics y reducen el margen de error, mientras que los complementos pueden implicar pasos adicionales, como copiar y pegar información, además de posibles problemas de seguridad.

“Los veterinarios tienen mala reputación por ser lentos en adoptar tecnología, pero son algunas de las personas más innovadoras que conocerás”, señala Wysocki. “El problema es que los veterinarios son lentos en adoptar tecnología que los ralentiza y les crea trabajo extra. Las soluciones de IA que eliminan pasos en los flujos de trabajo serán un cambio decisivo para las clínicas ocupadas”, concluye.

Según estimaciones de tiempo consideradas conservadoras en la investigación citada, los equipos de las clínicas veterinarias pueden ahorrar fácilmente alrededor de una hora cada día —y potencialmente hasta tres horas— mediante el uso de un software de gestión de clínicas veterinarias basado en la nube con funcionalidades específicas de inteligencia artificial.

En este contexto, la suite de herramientas de IA clínica de Provet Cloud incluye funciones como transcripción, resumen y otras técnicas orientadas al ahorro de tiempo en las clínicas veterinarias. Desde la compañía señalan que estas herramientas permiten optimizar distintos procesos del trabajo diario dentro de los centros veterinarios.