¿Cómo exprimir el potencial del gerente de la clínica veterinaria?

Provet Cloud, software líder de gestión de consultas veterinarias de la compañía Nordhealth, tiene como uno de sus objetivos ayudar a los veterinarios y mejorar el funcionamiento de los centros veterinarios mediante su tecnología.

De hecho, gracias a su sistema de gestión veterinaria en la nube, facilita a los veterinarios su práctica diaria y mejora la atención al cliente de las clínicas y hospitales. Ahora, desde la compañía responsable del software de gestión han dado otro paso más para apoyar a los profesionales de la veterinaria.

Así, conscientes de la importancia de la gestión del centro veterinario, desde Provet Cloud han compartido, dentro de sus esfuerzos por divulgar contenido de interés que ayude a los profesionales de la salud animal, un artículo de la experta veterinaria Cathy Barnette en el que analiza la figura del director o gerente de la clínica u hospital veterinario y da las claves para maximizar su potencial.

En primer lugar, en el artículo publicado por Provet Cloud apuntan que hay muchos caminos para llegar a la gestión de la clínica veterinaria, pero los gestores tienden a entrar en una de las dos categorías más comunes.

En este sentido, según remarca la veterinaria, la ruta para convertirse en gestor más habitual, al menos en las consultas privada, es que una persona comience a trabajar en la consulta y, poco a poco, tras años de experiencia, se convierta en lo suficientemente indispensable como para que se le asigne el papel de director de la clínica.

“Otro camino, también muy común, es que alguien con experiencia previa en gestión en otro campo comience en el de la consulta veterinaria”, recuerda Barnette. 

Independientemente de su trayectoria profesional, cada gerente tiene puntos fuertes y débiles únicos. Para optimizar el papel del gestor en el hospital o clínica es necesario identificar cuidadosamente los puntos fuertes y las áreas de oportunidad de su gestor y, a continuación, aprovecharlos y suplir las carencias.

RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR DE LA CLÍNICA VETERINARIA

De acuerdo con la descripción del puesto de gerente del centro veterinario creada por la Asociación Médica Veterinaria de Michigan, las responsabilidades de un director pueden desglosarse en las siguientes categorías: Relaciones con los clientes; Marketing; Gestión de los empleados; Finanzas y contabilidad; y Mantenimiento de las instalaciones y los equipos.

Tal y como explican en el artículo publicado por Provet Cloud, en muchos sentidos, el director de la clínica veterinaria tiene responsabilidades similares a las de un director de cualquier otro campo.

“Se ocupa de los clientes descontentos, comercializa el negocio en la comunidad, contrata y despide a los empleados, los forma y lleva las finanzas del hospital. Además, se encarga del mantenimiento de las instalaciones y los equipos de la consulta, delegando las tareas de mantenimiento en los empleados o trabajando con contratistas externos”, enumera la veterinaria.

Sin embargo, la medicina veterinaria presenta retos únicos. De esta forma, en muchas consultas, el gerente no trabaja exclusivamente en la gestión. También puede hacer las veces de recepcionista, ayudar a los veterinarios cuando es necesario, o a otros empleados cuando están desbordados.

“Esto significa que no sólo deben mantener actualizadas sus habilidades de gestión, sino que también deben tener habilidades técnicas y de atención al cliente comparables o superiores a las de otros empleados de la clínica”, remarca Barnette.

“No cabe duda de que el director de una clínica veterinaria tiene muchas responsabilidades”, afirma.

IDENTIFICAR LOS PUNTOS FUERTES Y LAS DEBILIDADES DEL DIRECTOR PARA MEJORAR SUS HABILIDADES

Realizar una “lista” de las habilidades del director o gerente de la clínica veterinaria es uno de los puntos recomendados por Barnette. En este sentido, considera que, si se quieren desarrollar las habilidades del director de la consulta, hay que empezar con un listado sincero de las habilidades del gerente.

La guía de competencias críticas de los profesionales de la gestión de centros veterinarios de la Asociación de Gerentes de Hospitales Veterinarios es un documento que se puede descargar y que analiza las responsabilidades del trabajo y las habilidades de un gerente de clínica veterinaria.

Otra opción es adoptar un enfoque más personalizado. Utilizar la lista de responsabilidades generales y pensar en cómo se aplican esas responsabilidades al entorno un centro específico. “Se deben identificar los puntos fuertes y débiles del director de la clínica en cuanto a las relaciones con los clientes, el marketing, la gestión de los empleados, las finanzas/contabilidad y el mantenimiento de las instalaciones/equipos”, aconseja.

“Una vez identificados los puntos fuertes y débiles del director de la clínica, es hora de elaborar un plan. Hay que preguntarse ¿Cuáles son los dos principales puntos fuertes de tu gestor y cuáles son sus dos principales áreas de oportunidad? Una vez que se hayan identificado los puntos fuertes y las carencias más importantes, se podrá crear un plan de desarrollo más concreto”, apunta.

LA FORMACIÓN, PUNTO IMPORTANTE EN LOS GESTORES DE LAS CLÍNICAS VETERINARIAS

La veterinaria explica que una de las oportunidades de formación más amplias y evidentes para los gestores de consultas veterinarias es el programa Certified Veterinary Practice Manager. Este programa se basa en una combinación de experiencia laboral, cursos universitarios y cursos de formación continua relacionados con la gestión para obtener una formación relacionada con la gestión.

Sin embargo, aunque este programa es “valioso y motivador para muchos estudiantes”, no es un requisito imprescindible y quienes no puedan acceder a él no tiene de qué preocuparse, ya que, tal y como remarca, no es la única manera de adquirir habilidades como gestor de una clínica veterinaria.

Las relaciones con los clientes, el marketing y las habilidades de gestión de los empleados pueden adquirirse de diversas maneras. Estas habilidades son similares en todos los campos, lo que significa que no se necesita una formación específica en veterinaria.

Además de las conferencias y revistas de veterinaria, Barnette recomienda buscar oportunidades de formación en libros, podcasts y conferencias sobre liderazgo. La Cámara de Comercio local y otras instituciones también pueden ofrecer oportunidades de aprendizaje para los gestores de las clínicas.

Adquirir habilidades en finanzas y contabilidad puede requerir un esfuerzo más arduo. “Una vez más, existe un considerable solapamiento entre la medicina veterinaria y otros campos, por lo que los libros y artículos de revistas pueden ser útiles”, apunta.

Sin embargo, el aprendizaje y la consolidación de los conocimientos financieros y contables pueden requerir un aprendizaje estructurado. Una vez más, hay que buscar cursos en las organizaciones empresariales locales. También puede ser útil revisar la lista de cursos y programas que se ofrecen a través de centros de estudios superiores.

UN SOFTWARE FÁCIL DE USAR, ALIADO DEL GERENTE DE LA CLÍNICA VETERINARIA

Sin embargo, uno de los mayores retos para muchos gestores es ser responsable de las instalaciones y el equipo de la clínica. Se trata de una responsabilidad esencial, pero no se puede aprender fácilmente a través de un libro de texto o un curso, lamenta la veterinaria.

Muchos equipos veterinarios vienen con un manual de usuario y una guía de mantenimiento, lo que permite delegar esta responsabilidad en cualquier empleado de la consulta. Otras herramientas, sin embargo, requieren más conocimientos previos.

Así, pone de ejemplo que no se puede optimizar el software de la consulta sin un conocimiento general de las funciones específicas del software y de cómo estas pueden ayudar a satisfacer las necesidades de la clínica. “Un software fácil de usar puede reducir la curva de aprendizaje, pero los conocimientos informáticos generales son esenciales para cualquier gestor de la consulta”, puntualiza.

A modo de conclusión, Barnette defiende que la gestión de la clínica veterinaria es un campo con muchos retos, y un buen gestor debe estar siempre aprendiendo. Asimismo, subraya que hay que centrar las oportunidades de aprendizaje en las áreas que beneficiarán a la clínica, tratando de ampliar el uso de los puntos fuertes del gestor de la clínica al tiempo que se cubren las lagunas de conocimientos y habilidades.

“Optimizar el potencial del gestor de la consulta puede tener un impacto significativo en el funcionamiento diario de su consulta veterinaria”, concluye.