Automatizar tareas en la clínica veterinaria para mejorar la eficiencia y combatir el burnout

Los profesionales de las clínicas veterinarias deben enfrentarse a una multitud de tareas diariamente. Muchas de ellas, como la creación de relaciones con los clientes, el diagnóstico de enfermedades, la administración de tratamientos médicos y la realización de intervenciones quirúrgicas, requieren los esfuerzos de un equipo cualificado y comprometido.

Sin embargo, otras tareas, como enviar recordatorios de citas, requieren mucha menos preparación y reflexión. Estos trabajos monótonos y repetitivos son necesarios, pero también pueden contribuir al agotamiento o burnout de los miembros de su equipo.

La automatización de tareas simples a través de un software de gestión de la clínica veterinaria puede ser una forma efectiva de aumentar la eficiencia, reducir el agotamiento y proporcionar una experiencia de cliente más consistente y racionalizada.

En este sentido, Provet Cloud, software líder de gestión de centros veterinarios de la compañía Nordhealth, que se ha convertido en una herramienta fundamental para permitir a los profesionales de la veterinaria ahorrar tiempo, lanzó recientemente la campaña ‘No tengo tiempo’ para ayudar a los veterinarios a gestionar la que es una de las fuentes de estrés que pueden provocar problemas de salud mental como el ‘burnout’: el tiempo.

Ahora, desde Provet Cloud han compartido un artículo para explicar a los profesionales de la veterinaria algunos trabajos que se pueden automatizar.

Concretamente, la doctora en Veterinaria y especialista en contenido educativo y divulgativo Cathy Barnette enumera en el texto 10 tareas que se deben automatizar en la clínica u hospital veterinario. Un proceso que tiene múltiples ventajas como la disminución del agotamiento del equipo o una mejor y más eficiente atención a los clientes.

En primer lugar, las clínicas veterinarias pueden automatizar los recordatorios. En este sentido, Barnette recuerda que, en la mayoría de los centros, los recordatorios de los exámenes anuales y las vacunas ya están automatizados.

Eso sí, anima a pensar en la ventaja de enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o mensaje de texto para otros asuntos, como las reposiciones de la prevención de parásitos o los exámenes o pruebas de revisión. “Por ejemplo, un recordatorio automatizado podría ser una forma valiosa de hacer saber a un cliente cuándo le toca a su mascota su próxima curva de glucosa o prueba de estimulación de ACTH”, considera la veterinaria. 

El siguiente punto es la programación online. Así, desde Provet Cloud explican que esto no sólo libera a los recepcionistas para interactuar con los clientes en persona, sino que los clientes la prefieren cada vez más. De hecho, una encuesta reciente reveló que el 67% de las personas prefieren la programación de citas online. “Los clientes están tan ocupados como el equipo, y la programación en línea ofrece a todos más flexibilidad de tiempo”, apuntan.

“Si le preocupa que los clientes programen las citas durante las horas de consulta o las pausas para comer, puede estar seguro de que hay formas de evitarlo. Las plataformas de programación de citas en línea suelen dar la opción de bloquear determinadas horas y/o aceptar nuevas citas como "solicitudes". Si es necesario, su equipo puede mover las citas según sea necesario para garantizar que el día fluya bien en la clínica”, remarcan.

CONFIRMACIÓN DE CITAS, DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA Y REGISTROS MÉDICOS

En tercer lugar, otra tarea que puede automatizar el centro veterinario es la confirmación de citas. En el caso de que la clínica llame a los clientes antes de su visita para confirmar las citas programadas, se puede considera la posibilidad de utilizar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS para confirmarlas.

“Es posible que sus recepcionistas tengan que hacer un seguimiento telefónico de un pequeño número de clientes que no responden, pero los recordatorios automatizados pueden reducir significativamente el número de llamadas de recordatorio que su personal de recepción debe realizar”, subraya la doctora en Veterinaria.

Otro aspecto a tener en cuenta en la automatización es la documentación de entrada. De esta forma, anima a enviar a los clientes los formularios de registro necesarios antes de la cita programada, para que puedan rellenarlos en casa. Este punto permite al propietario considerar el historial médico y las necesidades de su mascota sin las distracciones de una clínica veterinaria ajetreada, al tiempo que reduce los cuellos de botella en el mostrador de recepción y aumenta su probabilidad de obtener un historial médico completo.

Por otro lado, la mayoría de los veterinarios dedican una parte importante de su jornada a introducir historiales médicos. Por eso, cuando sea posible, pueden utilizar plantillas de texto para automatizar este proceso.

Además de los hallazgos del examen físico, se pueden considera plantillas para listas de diagnóstico diferencial para afecciones comunes (por ejemplo, colitis en perros), planes de tratamiento para visitas de bienestar canino/felino (por ejemplo, vacunas, pruebas diagnósticas, etc.), planes de tratamiento para enfermedades/lesiones comunes (por ejemplo, otitis externa) o educación del cliente para enfermedades comunes (por ejemplo, dermatitis alérgica).

“El uso de plantillas ahorra tiempo y garantiza que sus registros sean precisos y completos”, destaca Barnette.

AGRUPACIÓN DE ARTÍCULOS, RESULTADOS DE LABORATORIO E IMAGEN Y REPOSICIÓN DE MEDICAMENTOS

Crear facturas puede ser una tarea sorprendentemente complicada, sobre todo cuando se trata de casos quirúrgicos u hospitalizaciones prolongadas. Afortunadamente, agrupar artículos en el software de gestión de consultas puede agilizar el proceso de creación de presupuestos y facturas para el cliente.

“Vincular los artículos bajo un determinado nombre de tratamiento o código de tratamiento permite añadir todos los artículos a la factura con un solo clic. A continuación, sólo tiene que eliminar los tratamientos que no tenga previsto utilizar y ajustar las cantidades/dosificación según sea necesario”, recomienda la divulgadora veterinaria.

Otro aspecto a tener en cuenta es la integración de resultados de laboratorio e imagen. En muchas consultas, un veterinario o un miembro del equipo veterinario es responsable de introducir los resultados de las pruebas de laboratorio y/o los resultados de diagnóstico por imagen en el historial médico de un paciente.

Automatizar el proceso por el cual los resultados del paciente se vinculan y cargan en el registro no sólo ahorra tiempo a la clínica, sino que puede ayudar a garantizar que los pacientes tengan registros médicos completos y exhaustivos.

La siguiente tarea que se puede automatizar es la reposición de medicamentos. En muchas clínicas, las reposiciones de medicación ocupan un tiempo considerable. Un miembro del equipo debe atender la solicitud del cliente, revisar el historial médico de la mascota, contar las dosis de medicación necesarias y cobrar al cliente.

El uso de un servicio de farmacia en línea vinculado al hospital o la clínica puede automatizar las reposiciones de medicación para muchos de los clientes. Esto no solo reduce las necesidades de personal, sino que suele ser más cómodo para los clientes y reduce el riesgo de que se pierdan dosis de medicación.

COMENTARIOS DE LOS CLIENTES Y PUBLICACIONES EN RRSS

La opinión de los clientes es una herramienta valiosa que ayuda a la clínica veterinaria a mejorar continuamente. El software de gestión de consultas puede ayudar a obtener la opinión de los clientes enviándoles automáticamente una encuesta después de cada visita. “Esta opinión puede recogerse de forma anónima o puede vincularse al historial del cliente/paciente para su consideración en el futuro”, remarcan desde Provet Cloud.

Por último, hay que considerar la automatización de las publicaciones en redes sociales, ya que el veterinario “puede mantener una presencia diaria en las redes sociales sin tener que invertir tiempo cada día”, según señala Barnette.

A este respecto, programar con antelación las publicaciones en redes sociales garantizará que las cuentas de redes sociales del centro veterinario se mantengan actualizadas, y se puede concentrar el trabajo en un solo día a la semana.

En definitiva, muchas tareas en el hospital veterinario pueden automatizarse total o parcialmente, disminuyendo la cantidad de tiempo que los miembros del equipo deben dedicar a estas tareas. “Cuando se implementa de forma eficaz, la automatización puede mejorar el servicio al cliente, la calidad médica y la eficiencia de la práctica, al tiempo que disminuye el riesgo de burnout de los empleados. Busque oportunidades para automatizar tareas comunes y cotidianas utilizando su software de gestión de clínicas”, concluye la doctora en Veterinaria.